[직장인자기계발] 직장에서 현명하게 총무 정하는 방법

직장에서 총무 역할을 맡을 사람을 정하는 것은 회사 운영의 원활함과 직결되는 중요한 결정입니다. 총무는 조직 내에서 행정 업무를 수행하며, 직원들이 업무에 집중할 수 있도록 다양한 지원을 제공하는 역할을 합니다. 그렇다면 어떻게 하면 직장에서 가장 적합한 사람을 총무로 선정할 수 있을까요?

1. 총무의 역할과 책임 이해하기

총무는 단순히 문서 작업만 하는 것이 아니라, 회사 운영에 필요한 다양한 관리 업무를 수행합니다. 주요 역할을 정리하면 다음과 같습니다.

사무 관리: 사무용품 구매, 문서 정리, 회의 준비 등

비용 관리: 경비 정산, 예산 관리, 지출 보고

복리후생 관리: 직원 복지 지원, 행사 기획

시설 및 자산 관리: 사무실 환경 유지, 비품 관리

커뮤니케이션 역할: 부서 간 소통, 외부 업체와의 협력

이처럼 총무는 다양한 업무를 수행해야 하므로, 이를 제대로 이해한 상태에서 적합한 인재를 선정하는 것이 중요합니다.

2. 총무를 정할 때 고려해야 할 요소

총무를 선정할 때는 개인의 업무 역량뿐만 아니라 성향도 중요한 요소가 됩니다. 다음과 같은 조건을 갖춘 직원을 고려하는 것이 좋습니다.

① 꼼꼼하고 체계적인 사람

총무는 회사의 비용을 관리하고 문서를 정리하는 업무가 많기 때문에 세심함과 꼼꼼함이 필수입니다. 작은 실수 하나가 회사 전체에 영향을 줄 수도 있으므로, 계획적으로 일을 처리하는 능력이 있는지 확인해야 합니다.

② 커뮤니케이션 능력이 뛰어난 사람

총무는 여러 부서와 외부 업체와 소통하는 일이 많습니다. 따라서 원활한 커뮤니케이션 능력이 필요하며, 친절하고 원만한 대인관계를 유지할 수 있는 사람이어야 합니다.

③ 책임감이 강한 사람

총무 업무는 단순 반복 업무처럼 보일 수 있지만, 회사 운영에 직접적인 영향을 미칩니다. 따라서 주어진 일을 끝까지 책임지고 처리할 수 있는 사람이 적합합니다.

④ 멀티태스킹이 가능한 사람

총무는 한 번에 여러 가지 일을 처리해야 하는 경우가 많습니다. 급하게 요청이 들어오는 일이 있을 수도 있고, 일정이 겹칠 수도 있습니다. 이런 상황에서도 우선순위를 정해 효과적으로 업무를 수행할 수 있는 능력이 필요합니다.

3. 총무 선정 방법

총무를 선정하는 방법은 회사의 규모나 업무 방식에 따라 다를 수 있지만, 일반적으로 다음과 같은 방법을 활용할 수 있습니다.

① 지원을 받아 선정하기

총무 업무를 희망하는 직원을 모집하여 지원서를 받는 방식입니다. 이를 통해 총무 업무에 관심이 있고, 자발적으로 수행할 의지가 있는 직원을 선발할 수 있습니다.

② 추천을 받아 선정하기

팀장이나 동료 직원들이 적합하다고 생각하는 사람을 추천하는 방식입니다. 추천받은 후보들 중에서 최종적으로 총무를 선정하면 보다 객관적인 기준을 적용할 수 있습니다.

③ 투표로 선정하기

소규모 조직에서는 직원들의 투표를 통해 총무를 정하는 방법도 있습니다. 다만, 이 경우 특정 직원에게 부담이 될 수도 있으므로 신중하게 진행해야 합니다.

④ 관리자 또는 대표가 직접 임명하기

회사의 대표나 관리자급 인사가 총무를 직접 임명하는 방식도 가능합니다. 다만, 이 경우 직원들의 의견을 반영하지 않으면 불만이 발생할 수 있으므로, 투명한 선정 기준을 마련하는 것이 중요합니다.

4. 총무 선정 후 원활한 업무 수행을 위한 지원

총무를 선정한 후에는 해당 직원이 업무를 원활하게 수행할 수 있도록 지원하는 것이 필요합니다.

명확한 업무 범위 설정: 총무의 역할과 책임을 문서화하여 혼란이 없도록 합니다.

업무 매뉴얼 제공: 기존의 총무 업무 노하우를 정리한 매뉴얼을 제공하면 업무 적응이 빨라집니다.

필요한 교육 지원: 회계나 문서 관리 프로그램을 사용할 경우, 관련 교육을 지원하여 업무 효율성을 높입니다.

부담을 줄일 수 있는 보상 제공: 총무 업무는 추가적인 책임이 따를 수 있으므로, 적절한 인센티브나 혜택을 제공하는 것이 중요합니다.

결론

총무는 회사 운영에 필수적인 역할을 담당하는 중요한 자리입니다. 따라서 신중하게 적합한 인재를 선정하고, 업무를 효과적으로 수행할 수 있도록 지원하는 것이 중요합니다. 꼼꼼함, 커뮤니케이션 능력, 책임감, 멀티태스킹 능력을 갖춘 직원을 총무로 선정한다면 회사 운영이 더욱 원활해질 것입니다.

현명하게 총무를 선정하고 조직을 효율적으로 운영하는 데 도움이 되길 바랍니다!